“We lopen twee maanden achter, het budget is overschreden en er zijn conflicten in het team.”
Dat is niet de boodschap die je wil krijgen als marketing manager. Je product manager is gestart met een belangrijk innovatieproject. Alles scheen goed te lopen. Je hebt het beste team samengesteld, budget vrijgemaakt, groen licht gegeven. En toch…
Het project loopt vast. De samenwerking met R&D en verkoop is stroef. Er zijn frustraties over onduidelijke verantwoordelijkheden. Mensen werken naast elkaar heen in plaats van met elkaar.
Dat blijft niet onzichtbaar. En dan komt het probleem bij jou terecht en vraagt je baas “Wat ga je hieraan doen?”
Dit scenario is geen fictie. Ik heb het zelf meegemaakt als marketing manager. Een jonge ambitieuze PM’ raakte helemaal gefrustreerd toen haar team niet meewou, ondanks een sterke inhoudelijke voorbereiding. Een uitgewerkt project charter. Duidelijke doelstellingen. Een sterk team. Ze had het allemaal maar het liep niet.
Wat ging er mis?
Ze focuste volledig op de “taak” dimensie – het wat en waarom van het project – maar vergat de “hoe”: hoe leid je een cross-functioneel team effectief? Hoe krijg je mensen mee die niet aan jou rapporteren? Hoe motiveer je een team van specialisten om samen aan één doel te werken?
En dat was niet haar schuld. Product managers leren op school hoe ze marktanalyses maken, productplannen schrijven, businesscases opbouwen. Maar teamleiderschap? Zelden of niet..
Waarom dit jouw probleem wordt als marketing manager
Als marketing manager draag je de eindverantwoordelijkheid voor de output van je team. Jij moet aan de directie uitleggen waarom projecten niet opgeleverd worden zoals afgesproken: op tijd en in budget. Jij moet zorgen dat de objectieven gehaald worden.
En wat als je team faalt ? Veel product managers zijn uitstekend in de technische kant van hun vak, maar hebben nooit geleerd hoe ze een cross-functioneel team leiden. Ze kennen de theorie van projectmanagement, maar niet de praktijk van mensen meekrijgen die andere prioriteiten hebben, andere communicatie en denkstijlen, andere objectieven.
Het resultaat? Projecten die te laat of niet opgeleverd worden. Budgetten die overschreden worden. Teams die gefrustreerd raken.
En wie moet het oplossen ? Als verantwoordelijke moet jij het oplossen, bijsturen, soms zelfs overnemen.
Dit kost je niet alleen tijd en energie. Het kost je ook credibiliteit bij de directie want het afgesproken resultaat wordt niet gehaald – en je hebt je team niet doen groeien..
Je product managers blijven steken in dezelfde valkuilen, wat een probleem is voor toekomstige projecten.
De oplossing: coach je PM’s in plaats van ze te redden
De sleutel ligt niet in het overnemen van projecten of het micromanagen van je product managers. De sleutel ligt in coachen.
Door systematisch te coachen op de juiste competenties, help je je product managers groeien als teamleider. Ze leren om verder te denken dan alleen de inhoud. Ze ontwikkelen de vaardigheden die ze nodig hebben om mensen vrijwillig mee te krijgen.
En jij? Jij krijgt grip op de situatie zonder te hoeven ingrijpen. Je investeert in de ontwikkeling van je team. En je voorkomt problemen in plaats van ze achteraf op te moeten lossen.
De drie pijlers van effectief teamleiderschap
Na 25 jaar ervaring met product managers heb ik geleerd dat succesvol teamleiderschap draait om drie pijlers:
1. Structuur & organisatie
Een helder kader met duidelijke doelen, afspraken en verantwoordelijkheden. “Start with the end in mind.”
2. Een sterk team bouwen, animeren en motiveren
Een team samenstellen dat werkt, investeren in teamcohesie en individuele aandacht geven aan teamleden.
3. Stakeholder management
Proactief werken aan draagvlak en steun van alle betrokkenen die het succes van het project bepalen.
Deze drie pijlers vormen de basis van je coaching aanpak. Door systematisch te coachen op deze dimensies, help je je product managers om effectieve teamleiders te worden.
Praktische coaching aanpak
Hoe vertaal je deze drie pijlers naar concrete coaching in je 1-op-1 gesprekken? Hier is een praktisch framework met vragen die je kan stellen in verschillende fases van een project.
A Opstart fase
Dit is het moment om te zorgen dat het fundament goed ligt. Te vaak zie ik product managers direct beginnen met uitvoering zonder voldoende voorbereiding op de teamdynamiek.
1.Structuur & organisatie:
– “Heb je vooraf afgestemd met alle key stakeholders over het einddoel?”
– “Heb je een project charter opgesteld en gevalideerd met het team en stakeholders?”
– “Zijn alle verantwoordelijkheden helder? Wie doet wat, wanneer?”
2. Sterk team bouwen & motiveren:
– “Heb je onderhandeld voor de beste teamleden? Heb jij een voorstel gedaan van teamleden of zijn het eerder de mensen die beschikbaar waren?”
– “Is er voldoende diversiteit in denkstijlen in je team naast de technische skills ?”
– “Heb je al een teambuilding moment gepland voor je opstart?”
– “Heb je individuele 1-op-1 gesprekken gehad met elk teamlid om te begrijpen of/wat hen motiveert in dit project?”
3.Stakeholder management:
– “Wie zijn je belangrijkste stakeholders ? What is in it for them ? Wat motiveert hen voor dit project?”
– “Wat heb jij nodig van hen?”
– “Hoe ga je communiceren met hen? Welke frequentie, welk format?”
– “Heb je hun verwachtingen expliciet afgestemd?”
Deze vragen dwingen je product manager om verder te denken dan het plan. Ze zetten aan tot reflectie over de menselijke kant van het project.
B. Tijdens het project (periodieke check-ins)
Nu het project loopt, verschuift de focus naar het opvolgen van de planning en het vroegtijdig detecteren van problemen.
1.Structuur & organisatie:
– “Zitten we nog op schema om de milestones en de originele doelstellingen te halen binnen het budget?”
– “Wat loopt goed? Wat niet? Waar zitten de bottlenecks?”
– “Moeten we het plan bijsturen, en zo ja, hoe communiceren we dat?”
2.Sterk team bouwen & motiveren:
– “Hoe vaak komen jullie samen als team? Is dat voldoende?”
– “Hoe is de teamsfeer? Waar merk je dat aan?”
– “Geef je genoeg individuele aandacht aan elk teamlid?”
– “Vier je tussentijdse successen met het team?”
3.Stakeholder management:
– “Wanneer heb je je stakeholders het laatst proactief geïnformeerd?”
– “Blijft iedereen gemotiveerd voor het project? Zijn er stakeholders die dreigen af te haken? Hoe krijgen we die terug gemotiveerd?”
– “Waar loop je vast? Wie van je stakeholders kan je helpen dit op te lossen?”
Let op de balans in de antwoorden. Als je product manager alleen over taken en deadlines praat maar nooit over de teamdynamiek, is dat een waarschuwingssignaal.
C.Bij problemen (Troubleshooting)
Sommige patronen komen regelmatig terug. Door gerichte vragen te stellen, help je je product manager zelf tot oplossingen te komen.
Als het team niet mee wil:
– “Investeer je genoeg in de mensenkant? Of is je voornaamste focus op de taken?”
– “Ken je de communicatie/denkstijlen en motivaties van je teamleden?”
– “Heb je recent nog 1-op-1 gesprekken gehad om te luisteren perspectief op het project?”
Als stakeholders dwarsliggen:
– “Heb je dit al besproken met hen? Wat is het probleem?”
– “Heb je hun verwachtingen helder? Of zijn er misschien verschillende interpretaties?”
– “Wat hebben zij nodig om mee te gaan in je verhaal? What’s in it for them?”
– “Communiceer je proactief genoeg, of horen ze alleen van je als er problemen zijn?”
Als er conflicten zijn in het team:
– “Begrijp je waar het conflict vandaan komt? Wat is het onderliggend probleem?”
– “Ken je de verschillende denkstijlen van de betrokkenen?” (zie ook Blog 8 over communicatiestijlen)
– “Hoe ga je dit aanpakken? Wil je dat ik mee zit in een gesprek?”
Als deadlines verschuiven:
– “Hoe kunnen we terug op het originele schema raken? Wat is de oplossing?”
– “Wat is de impact en hoe pak je dit aan?”
– “Wat leer je hiervan voor de planning van volgende fases?”
– “Heb je dit proactief gecommuniceerd naar je stakeholders?”
Ideaal komen de oplossingen van de product manager. Door deze vragen systematisch te stellen, help je je product manager om na te denken, oorzaken te begrijpen en verbeteringen aan te brengen.
D.Bij afsluiting (Evaluatie fase)
Een goede evaluatie leidt tot succes in je volgend project. Jammer genoeg slaan veel teams deze fase over en duiken direct in het volgende project.
– “Heb je het succes gevierd met je team?”
– “Heb je een evaluatie sessie gedaan: wat ging goed, wat kan beter?”
– “Heb je feedback gegeven én gevraagd aan je teamleden?”
– “Heb je ook feedback gevraagd over jouw teamleiderschap?”
– “Heb je je stakeholders bedankt voor hun bijdrage?”
– “Heb je de key learnings gedocumenteerd voor het volgende project?”
De laatste vraag is cruciaal. Door expliciet te documenteren wat er geleerd is, zorg je dat de volgende projecten beter lopen – ook als je ze zelf niet leidt.
Waarom deze coaching aanpak de beste resultaten geeft
Deze coaching aanpak werkt om drie redenen:
1. Je vraagt, je neemt niet over
Door vragen te stellen in plaats van oplossingen aan te reiken, help je je product manager om zelf na te denken. Ze ontwikkelen hun eigen probleemoplossend vermogen in plaats van afhankelijk te worden van jou.
2. Je maakt patronen zichtbaar
Door systematisch dezelfde type vragen te stellen, help je patronen te herkennen die je PM’s later zelf kunnen herkennen. “Zie je dat we bij elk project dit gesprek hebben over stakeholder communicatie? Wat kunnen we daaraan doen?”
3. Je integreert de menselijke kant als succesfactor
Door consequent te vragen naar teamdynamiek, communicatie en motivatie, maak je duidelijk dat mensen even belangrijk zijn als budgetten en deadlines voor een succesvol project.
Het resultaat: succesvolle projecten, sterkere teams
Wat levert deze investering in coaching op?
Voor jouw product managers:
– Ze groeien als teamleider, niet alleen als product expert
– Ze voelen zich gesteund in hun ontwikkeling
– Ze maken minder dezelfde fouten
– Ze krijgen meer zelfvertrouwen in hun leiderschapskwaliteiten
Voor jou als marketing manager:
– Minder brandjes blussen en crisismanagement.
– Meer tijd voor je eigen strategische prioriteiten
– Meer vertrouwen in je team om projecten zelfstandig te leiden. Je kan meer delegeren en tijd sparen.
– Betere projectresultaten: betere output, op tijd, binnen budget, met gemotiveerde teams
Voor de organisatie:
– Hogere slaagkans van innovatieprojecten
– Beter rendement op het innovatiebudget
– Tevreden stakeholders die graag meewerken aan projecten
– Gemotiveerde medewerkers die graag in een cross functioneel team werken
Twee praktische tips om te starten
Tip 1: Maak een coaching checklist
Print de vragen uit dit artikel en gebruik ze als leidraad in je 1-op-1 gesprekken. Je hoeft niet alle vragen te stellen, maar gebruik ze om te zorgen dat je alle dimensies van teamleiderschap bespreekt. Je PM’s zullen zich ook beter voorbereiden als ze terugkerende vragen krijgen
De bedoeling is niet dat je dit blind toepast. Pas de vragen aan in functie van personen en context. Welke patronen zie je bij jouw product managers? Welke vragen zijn het meest relevant?
Tip 2: Plan vaste coaching momenten
Wacht niet tot er problemen zijn. Plan maandelijkse coaching sessies waarin je systematisch door deze dimensies heen loopt. Dit voorkomt dat je alleen reageert op acute situaties.
Start bij de opstart van elk nieuw project met een specifiek “project kick-off coaching gesprek” waarin je de opstart fase vragen doorloopt. Dit geeft direct de juiste toon.
Tot slot: coaching werkt beter dan DIY
Als marketing manager is de verleiding groot om in te grijpen zodra je ziet dat een project in de problemen komt. Je kent de oplossing. Je weet hoe het moet.
Dat is een oplossing op korte termijn, maar creëert problemen op lange termijn. Als jij het overneemt verliezen je product managers motivatie, voelen ze zich niet erkend en leren ze niet. De kans is dan ook groot dat dezelfde problemen terugkomen ineen volgend project.
Door te investeren in systematische coaching, bouw je aan de toekomst. Je product managers ontwikkelen zich tot echte teamleiders die niet alleen sterke plannen maken, maar die ook mensen weten mee te krijgen in hun visie.
En dat is wat het verschil maakt tussen een goede product manager en een Product Leader.
Wil je meer weten over de drie pijlers van teamleiderschap? Lees ook Blog 10: “Hoe als product en brand manager cross-functionele teams succesvol leiden” 10. Product managers en Brand managers, leid crossfunctionele teams succesvol met deze 3 pijlers
Wil je een praktische project charter template om je product managers mee te geven? Mail me op bart@productleadership.agency
Veel succes met het coachen van je team!
