9.Samenwerken met Stakeholders: luister, bouw aan allianties en zoek oplossingen die voor iedereen werken in 7 stappen

Stakeholder management? Nooit bij stilgestaan. Als je baas akkoord is, ben je rond… Toch?
Nee dus.
Zoals ik aan den lijve mocht ondervinden toen ik in een Benelux organisatie werkte en vol enthousiasme de laatste hand legde aan een belangrijke herlancering. Alles was afgetimmerd met mijn baas – de Algemeen Directeur België… dacht ik.
Tot hij me naar de Benelux CEO stuurde om mijn herlancering te bespreken.
Dat hijzelf niet meeging vond ik al raar, maar snel begreep ik het. De Benelux CEO was helemaal niet akkoord met onze agressieve prijsstrategie, die nochtans was goedgekeurd door mijn baas.
Terug naar af dus…en een herlancering die mislukte door een foute prijsstelling.
Toen besefte ik pas wie echt aan de knoppen zat en bepaalde of mijn plannen doorgingen of niet.
En dat is de essentie van stakeholder management: wie heb je nodig om je plannen uit te werken en ze te realiseren?

Waarom stakeholder management het verschil maakt

Als product manager denk je vaak: als mijn direct leidinggevende akkoord gaat, kan ik starten met uitvoeren. Maar de realiteit is complexer.
Je hebt budgetten nodig, je hebt ontwikkelingstijd nodig van R&D. Je hebt input nodig van verkoop. Je hebt steun nodig van je Key Account managers om je product bij je belangrijkste klanten te introduceren. En je hebt goedkeuring nodig van het directiecomité.
Zonder de juiste mensen aan boord? Dan blijven je plannen op slide staan.

De 7-stappen aanpak voor succesvol stakeholder management

Hier is een praktische aanpak om je plannen succesvol te bouwen en te realiseren:

Stap 1: Bepaal wat je nodig hebt
Maak een lijst van wat je nodig hebt om je productplan te bouwen en uit te voeren. Denk aan:

•Teamleden (voor innovatie/renovatie projecten)
• Informatie (marktdata, customer insights, rendabiliteitscijfers)
• Budget (voor communicatie, promotie, productontwikkeling, marktonderzoek …)
• Expertise (R&D kennis, verkoopsaanpak bij je belangrijkste klanten)
• Goedkeuring (je baas, directiecomité)
• Ondersteuning (supporters in de budgetpresentatie)

Stap 2: Identificeer wie je dit kan bezorgen
Vertaal je behoeften naar personen. Je lijst kan bestaan uit:
• Je baas
• De CEO en de leden van het directiecomité
• De verkoopsdirecteur
• De R&D directeur en zijn team
• De verantwoordelijke voor productie
• De business controller
• De key account managers van je belangrijkste klanten

Stap 3: Segmenteer je stakeholders
Niet iedereen is even belangrijk voor jouw succes. Segmenteer je lijst op basis van twee parameters:
Impact: Hoe cruciaal zijn ze voor jou? Kunnen ze je plan maken of breken?
Interesse: Hoe belangrijk is jouw business voor hen? Staat jouw product hoog op hun prioriteitenlijst?
Kijk ook naar vroeger om te zien in welke mate ze je in het verleden gesteund hebben – of niet …

Stap 4: Prioritiseer je key stakeholders
Focus op degenen die je echt nodig hebt. Maak een shortlist van key stakeholders – meestal 5 tot 8 personen die echt belangrijk zijn voor jouw succes.
Dit zijn vaak:
• Mensen met hoge impact (ongeacht hun interesse)
• Mensen die beslissingsmacht hebben over budget of resources
• Mensen die je plan kunnen blokkeren of versnellen

Stap 5: Aligneer qua samenwerking
Stem af met elk van je key stakeholders hoe jullie gaan samenwerken en communiceren:
• Hoe vaak zie je elkaar?
• Via welk kanaal communiceren jullie? (meetings, mail, Teams,..)
• Wat zijn hun specifieke verwachtingen naar jou qua info, acties,… ?
• Wat zijn jouw verwachtingen naar hen toe?
• Wanneer moeten ze geïnformeerd worden? Wanneer geconsulteerd?
Maak dit expliciet. Niets is frustrerender dan verschillende verwachtingen en te ontdekken dat iemand zich buitenspel gezet voelt terwijl jij dacht alles correct te doen.

Stap 6: Plan en voer uit
Zet de nodige meetings in de agenda. Respecteer de afspraken die je gemaakt hebt.
Communiceer proactief:
• Deel tussentijdse updates stipt zoals afgesproken
• Vraag tijdig om input
• Escaleer problemen vroeg genoeg
• Maak het ook leuk … vier successen samen

Stap 7: Evalueer en stuur bij
Check periodiek of de samenwerking volgens plan loopt:
• Leveren je stakeholders wat je nodig hebt?
• Zijn ze tevreden over jouw aanpak?
• Moet je iets aanpassen in frequentie, inhoud of stijl van communicatie?

Twee extra tips voor stap 5 en 6

Tip 1: Denk na over communicatie- en samenwerkingsstijl
Niet iedereen communiceert op dezelfde manier. Zie ook mijn blog 8. “Et, … qu’est-ce qu’on fait ?” Waarom dezelfde boodschap niet voor iedereen werkt.
• Sommige stakeholders willen uitgebreide analyse en context
• Anderen willen direct naar de actie: wat gaan we doen en wanneer?
• Weer anderen willen vooral weten wat er nieuw en innovatief is
Pas je aanpak aan volgens je gesprekspartner. Dezelfde boodschap kan heel verschillend gebracht worden.

Tip 2: Bereid de “What’s In It For Me” vraag voor
Waarom zou jouw stakeholder tijd en energie investeren in jouw plan? Wat levert het hen op?
Mogelijke antwoorden:
• Voor de verkoopdirecteur: nieuwe omzet, tevreden klanten,…
• Voor de R&D directeur: kans om nieuwe technologie te ontwikkelen, erkenning voor innovatie
• Voor operations: betere planning, efficiëntere productie
• Voor finance: ROI, winstgroei, betere marges
Denk vanuit hun perspectief. Maak jouw verhaal tot hun verhaal.

Van weerstand naar samenwerking

Stakeholder management draait niet om machtsspelletjes. Het draait om samenwerking.
Want niemand weet alles. Door verschillende perspectieven te integreren wordt je plan alleen maar beter:
• R&D waarschuwt voor technische beperkingen
• Verkoop geeft aan hoe de klantstrategie je kan helpen of blokkeren
• Operations signaleert nieuwe productiemogelijkheden
• Finance helpt je realistische budgetten te maken
Met bewust stakeholder management krijg je iedereen mee in je verhaal… want het wordt ook hun verhaal.
En dat verhaal? Dat wordt een beter verhaal. Een verhaal dat van je stakeholders is en door hen gedragen wordt. Een verhaal dat uitgevoerd wordt. Een verhaal dat succesvol is in de markt.
Win-win dus!

Direkt toepassen?
Heb je een productplan in de maak? Of zit je midden in een project?
Neem even de tijd om deze 7 stappen te doorlopen. Maak je stakeholder analyse. Plan je gesprekken. En let op: je zult merken dat je plannen vlotter goedgekeurd worden en sneller gerealiseerd.

Iets bijgeleerd? Schrijf je in voor onze newsletter. Zo krijg je maandelijks een overzicht van nieuwe tips en inzichten die je kunnen helpen in je job.
Veel succes met de toepassing!