Hoe als product en brand manager cross-functionele teams succesvol leiden ?

“ Bart, mijn project team wil niet mee. “Dat hoorde ik van een jonge, gefrustreerde, productmanager die net een innovatie project opstartte. Sterk team, veel talent en ambitie. Toch liep het niet. Geen team dynamiek. Geen teamgeest. Veel chaos, frustratie en wrijving.

Waarom? Wat ging er mis?

Ze had alle inhoudelijke voorbereiding gedaan, een volledig, gedetailleerd en duidelijk project charter opgesteld, alleen …het schortte aan de “mens”dimensie. Er was een duidelijk gebrek aan  teambuilding, motivatie en leiderschap.

En dat is precies waar veel product en brand managers vastlopen, zeker als ze voor het eerst een multidisciplinair team moeten leiden met mensen uit R&D, operations, verkoop en andere departementen.

Dit heb ik geleerd: succesvol project teams leiden lukt enkel als je werkt op de “taak” én de “mens” dimensie.

De drie pijlers van teamleiderschap

Als je een team wil dat samen bergen kan verplaatsen, moet je op drie fronten tegelijk werken:

1. Breng structuur en organisatie in je project

2. Bouw, animeer en motiveer je team

3. Werk actief aan stakeholder management (zie ook blog 9)

Laten we alle drie in detail bekijken

 

Pijler 1: Structuur en organisatie:“ Start with the end in mind”

Stap 1: Aligneer vooraf met je key stakeholders wat de output moet zijn

Aligneer aan het begin van je project en verduidelijk het einddoel. Werk het uit met je team, maar start met je key stakeholders:

• Wat is het eindresultaat dat we willen bereiken?
• Wanneer moet dit klaar zijn?
• Wat zijn de belangrijkste criteria voor succes?
• Wat zijn knelpunten en beperkingen (budget, timing, technische beperkingen)?
• Wie moet betrokken zijn en wat is hun rol?

Zorg ervoor dat iedereen hetzelfde begrijpt onder “We zijn klaar”.

Stap 2: Formaliseer in een project charter

Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar schriftelijk is essentieel. Een project charter bevat:

• De projectdoelstelling en de eindresultaten
• De projectfasen en milestones
• De teamsamenstelling, rollen en verantwoordelijkheden (RACI)
• Stakeholders en hun communicatievereisten
• Teamorganisatie: afspraken qua vergaderingen en communicatie: kanalen (Teams, Sharepoint) frequentie
• Budget en timing
• Risico’s en hoe je die aanpakt

Zet dit in een document, valideer met je team en key stakeholders. Dit voorkomt miscommunicatie en geeft iedereen duidelijkheid over de aanpak.

Soms ontspoort een project of evolueert het in een andere richting dan initieel voorzien en dan helpt een project charter om terug op het rechte spoor te komen.

Wil je een template? Mail me op bart@productleadership.agency

Stap 3: Volg milestones op en stuur bij

Plan regelmatig check-in momenten met je team en stakeholders. Check:

• Zitten we nog op schema?
• Wat loopt goed? Wat niet? Waar zijn bottlenecks? Hoe pakken we ze aan?
• Moeten we acties bijstellen?

Zo hou je de vinger aan de pols, detecteer je snel problemen en kan je ze tijdig oplossen.

Pijler 2: Bouw, animeer en motiveer je team

Een duidelijk plan is een startpunt maar de realisatie gebeurt niet vanzelf. Het succes van je project hangt sterk af van de kwaliteit en inzet van je team. Hoe pak je dat aan?

Stap 1: Bouw een winnend team

Kies niet alleen op technische skills. Zorg voor:

– Alle taakcompetenties die je nodig hebt (R&D expertise, operations specialisten, key account managers, …)

– Maar ook diversiteit in profielen/denkstijlen: het helpt de effectiviteit van je team als er verschillende perspectieven en denkstijlen aanwezig zijn. In Insights termen: het helpt als alle  kleuren vertegenwoordigd zijn. Zo kan je in functie van de taak beroep doen op de sterkten van verschillende teamleden en de rollen optimaal verdelen. Delegeer teamanimatie en teambuilding naar je teamlid met veel geel in zijn profiel, laat een teamlid met veel blauw de KPI’s opvolgen en geef een teamlid met veel rood de controle over de actieplanning.

Diversiteit maakt teams beter. Allemaal dezelfde denkstijl = eenzijdige aanpak.

Met een divers team krijg je aandacht voor de “taak” èn de “mens”dimensie – en dek je alle stukken af van projectmanagement : Plan – Do – Check !

Tip: aanvaard niet zomaar de teamleden die men je voorstelt. Ga voor een winnend team met de sterkste profielen. Onderhandel om te krijgen wie de beste bijdrage levert aan jouw project en de grootste kans op succes biedt. Weet dat de beste mensen meestal ook minst tijd hebben en moeilijkst te krijgen zijn … en omgekeerd 😉

Stap 2: Animeer je team & versterk teameenheid

Om een optimaal presterend team te krijgen is het belangrijk dat iedereen elkaar kent en zich op zijn gemak voelt. Dan loopt de communicatie vlotter en opener. De tijd die je investeert in het bouwen van teamcohesie, is dan ook een goede investering.

Hoe pak je dat aan?

• Doe samen iets buiten kantoor. Bijvoorbeeld samen winkels bezoeken en bespreken wat je ziet, samen een beurs of leverancier bezoeken of gewoon samen lunchen…
• Vier successen: wanneer je een milestone haalt, …breng taart mee. Of iets anders. Belangrijk: erken de inspanning en benoem wie wat gerealiseerd heeft. Positieve feedback en appreciatie is altijd welkom.
• Begeleid het team door de diverse fasen: teams evolueren en gaan door fasen (forming, storming, norming, performing). Begrijp in welke fase je zit en pas je leiderschap aan.

Een hecht team bouwen gaat niet vanzelf. Als teamleider moet je er actie voor nemen.

Stap 3: Motiveer je team & geef ieder teamlid individuele aandacht

“Loon naar werken” is ook hier van toepassing. Probeer  als teamleider er voor te zorgen dat de inspanningen van je team beloond worden vb. door een speciale premie, een positieve vermelding in hun evaluatie … . Dit zal de motivatie van je team verhogen.

Maar er is meer. Mensen verschillen en willen ook een individuele aanpak, ook in wat hen motiveert:

• Sommigen willen vooral erkenning en appreciatie voor hun inspanningen
• Anderen willen vooral autonomie en verantwoordelijkheid
• Weer anderen willen vooral groeien en nieuwe vaardigheden leren
• Sommigen willen gewoon het team vooruit helpen en genieten van een goede sfeer

Daarom: zorg voor collectieve beloningen en individuele aandacht:

• Heb regelmatig 1-op-1 gesprekken
• Vraag wat hen motiveert en wat hen frustreert
• Geef erkenning voor hun bijdragen, zowel in individuele gesprekken als publiekelijk.
• Help hen groeien in hun rol

Pijler 3: Stakeholder management: zorg voor externe steun

Je team kan fantastisch samenwerken en hard werken. Maar zonder steun van je stakeholders is succes niet gegarandeerd.  Zie ook blog 9 “Stakeholder management”.

Daarom volgend stappenplan om iedereen mee te krijgen in je verhaal.

Stap 1: Aligneer vooraf met key stakeholders

Dit gaat om de personen die cruciaal zijn voor het succes van het project. Zij leveren de teamleden, budget, … en andere resources. Zij nemen of ondersteunen cruciale beslissingen voor je project. Daarom,  aligneer met hen vóór de start van je project:

• Wat zijn hun verwachting voor het project?
• Welke output willen ze gerealiseerd zien? KPI’s? Tijdshorizon ?
• Wat beschouwen ze als een succes ?
• Hoe organiseer je de communicatie met hen ? Wanneer/wat/hoe ?

Stap 2: Organiseer je communicatie

Naast je key stakeholders zijn er veel mensen die betrokken zijn bij je project. Map hen in een  stakeholder matrix en maak je communicatie plan op per segment.

Plan vaste communicatie momenten:

• Maandelijkse status updates naar je sponsor (meestal je baas of directeur)
• Tweewekelijkse team meetings
• Periodieke check-ins met key stakeholders zoals afgesproken.

Stap 3: Volg op en geef credits

Dit is belangrijk: zorg dat je stakeholders weten wat je team realiseert. En zorg dat je team weet dat hun bijdrage gezien wordt door hun hiërarchische managers. Vergeet ook niet je key stakeholders te valoriseren voor hun bijdrage

 

Voorbeeld van aanpak

Stel je start een innovatieproject op. Hier is een stappenplan om dat  concreet aan te pakken:

Week 1: Project definitie

• Aligneer met je key stakeholders
• Bouw je team
• Zet je project charter op
• Roep je team bijeen
• Werk je project charter verder uit
• Deel, vraag feedback en align met je key stakeholders
• Plan je eerste paar meetings in

Week 2-3: Teambuilding

• Organiseer een team activiteit, liefst buitenshuis (brainstorm, site visit, etc.)
• Heb 1-op-1 gesprekken met elk teamlid
• Neem je tijd om een goed contact op te bouwen

Na de opstart

• Wekelijkse of tweewekelijkse team meetings (korte statusmeetings)
• Maandelijkse stakeholder updates
• Regelmatige 1-op-1 gesprekken met teamleden
• Maandelijkse milestone check-ins

 

Conclusie: Met aandacht voor de drie pijlers die we hierboven schetsten bereik je het evenwicht tussen de “taak” en de “mens” dimensie en maximaliseer je je kansen op succes.

Duidelijke structuur, echte aandacht voor je mensen en sterke stakeholder steun – dat is de combinatie die werkt.

Je job als teamleider? Zorg ervoor dat je team zich gesteund voelt, weet waarom het ertoe doet, en plezier heeft in het proces.

 

Aan de slag ! Veel succes met je project en plezier met je team !